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テレワーク時代の生産性向上の秘訣は社員主体の業務可視化管理

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導入文

COVID-19の蔓延を機に、なし崩し的にテレワークを始めた企業は少くありません。しかし、労使双方テレワークを十分に活用できていないのが現状です。

テレワークは新しい働き方の1つとして、BCP対策だけでなく、人材確保や業務プロセス改革、コスト削減等さまざまな効果を期待できますが、大きな問題の一つに日々の業務管理の難しさというものがあります。

オフィスでは、マネージャー主体の業務管理が主流であり社員への行動観察と週報などのポーリング式報告を求めることで業務状況の把握が行われていました。

テレワークの環境では、行動観察の代わりにポーリングの頻度を上げることで大半の企業は対応しているようですがミクロ管理となり、業務効率低下だけでなく、社員のモチベーションにもマイナス影響を及ぼしています。

Remosia(リモシア)とは

Remosia(リモシア)は、社員1人1人の業務状況の自己管理と発信を支援するための業務管理(見える化)サービスです。テレワーク時代では、従来のマネージャー主体のポーリング方式の業務管理から社員主体のプッシュ方式である自主管理に変革すべきだと考えています。リモシアは、社員1人1人のための業務自己管理と業務状況発信を支援し、自律自走型の組織を実現させるためのサービスです。

現在テレワーク支援目的の業務管理ツールは、社員が使用するパソコンの使用・操作状況を記録し、マネージャーが管理するものが主流です。これはマネージャーの管理負担も増大し、社員も監視されているようでモチベーション低下など効果は限定的です。リモシアは、社員自らの業務管理と自発的な発信を可視化することでリモートであってもモチベーションを維持し、個々人のパフォーマンス、組織力向上を支援します。

導入メリット

テレワーク時代の自立・自走型組織構築支援

Remosia(リモシア)の3大効果:

社員自律性磨きによる業務効率向上

– 自分で段取りを立てる習慣付け

– 業務経過と状況の随時記録と発信

– 日報自動作成と簡単検収

– 工数使用状況の分析と活用

– 業務の振り返りと改善

メリハリのある働き方の実現

– ワンクリックで勤務状態記録

– 社員自身による労務管理

– ライフスタイルに応じた勤務スタイルの実現

– 長時間勤務の抑止

個人とチームの見える化の実現

– メンバーの1人1人の「今」が見える

– チーム状況の把握と課題発見

– 仕事スキルの伝授と継承

競合サービスとの違い

社員の能動性発揮による持続的な生産性向上の実現

最近は、業務状況を可視化できると謳っているツールの多くは、社員のパソコン上の操作などの動きをこっそり記録し、操作回数やアプリの実行時間などの数字や図表を並べるだけの報告を生成し、経営者やメネージャーに報告するものです。経営者やマネージャーの社員に頑張って欲しい気持ちは良くわかります。しかし、これだと単なる自分の動きが監視されていると社員に思われても仕方ありません。一時の効果があっても長くは続かないでしょう。

Remosia(リモシア)は、社員の能動性発揮こそが生産性向上の原動力だと考え、社員1人1人がみずからやるべき内容ととるべき実施方法を考えさせることを徹底的に支援しています。数ヶ月を続ければ、それらが自然な習慣となり、業務スキルとして身に付けられることになります。

また、最小限のコストでひとまずはテレワークを始めたいことで、カレンダーソフトやTodoツールなどを使って業務状況管理を行っている企業も多くいます。確か何もないよりは良いかもしれませんが、これらのツールは業務管理用にデザインされているわけではないし、狙いも違いますので、すぐにやりにくさを感じることになるでしょう。例えば、スケジューラが管理する内容はあくまでも仕事の予定であり、実際実施されたかどうかはわかりません。Todoツールの場合は、やり残しや忘れやすい一部の業務内容しか管理されないため、社員1人1人の業務の全体像がなかなか見えません。さらに、いずれのツールの場合、入力されたものは基本的に一過性なもので、せっかく入力されていたのに、後になって活用されるケースはほとんどありません。

それに対してRemosia(リモシア)は、社員1人1人の業務のすべてを管理対象になります。計画と実績が見えるだけでなく、「今現在」の取り込み状況の把握と組織での共有が行えます。さらに、入力された内容は振り返りにも活用でき、組織の経験ノウハウとして蓄積できます。

専用業務管理ツールは、単価は数百円と安く感じますが、初期設置費用が数十万円必要なものは多く、なかなか簡単に導入できませんが、Remosia(リモシア)の場合は、初期設置費用は0円で、ライセンスは1ヶ月単位ですので、大変導入しやすいです。

導入事例

東証一部上場のお客様でもご活用いただいている

東証一部上場のRH様は、1回目の緊急宣言後の4月から、全社範囲での在宅勤務の実施が始まりました。

RH様の場合は、すでにOutlookなどのOffice365系のツールが導入されていたので、在宅勤務実施する際の業務管理は、これらのツールを活用しようと考えられました。出退勤の報告はメールかチャットで行う、業務計画と実績はカレンダーに登録する、さらに業務報告はエクセルで日報作成して提出する、といった内容でした。

しかし、すぐに社員からいろいろ不満の声があがってきました。出退勤の報告は面倒ですし、報告を受けるマネージャーも全員分揃っているかどうかのチェックもしにくいと感じました。業務計画のスケジューラ登録も、登録後の内容変更は面倒なので、業務状況の変化が発生した場合もほとんどの情報更新がされていなく、リアルに業務状況の把握には程遠い状況でした。さらに日報の内容記述も具体性がなく丸められたものばかりで、形骸化してしまいました。

そこでRemosiaをご導入いただけました。出退勤報告は一回のボタンクリックでできて楽になって、一覧で確認できるのでチェックも超簡単になりました。業務実施の状況リアルタイムで組織内で共有されるので、進捗を把握しやすくなっただけではなく、全員で共有されるのでお互いにとって良い刺激になります。さらに1日の業務実施内容と結果は自動的に日報としてまとめられて提出されるので、社員にとっては結果をまとめるための無駄な時間を節約できた。しかも日報からは一番時間がかかった業務や、業務を実施された順番などの状況も簡単に読み取れるので、マネージャーにとっても業務状況を把握するのに毎日1〜2時間かかったのが30分以内になりました。

導入効果はそれだけではありません。社員は、業務に集中することもできたし、勤務中の休憩も取りやすくなった、業務実施する内容の計画と振り返りの癖がつけることができた、などの効果を実感できており、マネージャーも、進捗確認するための会議が減った、通常の会話だけで得られにくい具体的な業務状況も見えるようになったなどの効果を実感いただけました。

使い方、導入方法

誰でも直感的に使えるインターフェイス

導入方法:

3ステップだけで、すぐに使用開始できる

・専用URLで利用者アカウントを登録する

・サービスホームページからクライアントソフトをダウンロードしてインストールする

・クライアントソフトを起動してログインする

簡単な使い方のご紹介:

メンバー編:https://www.remosia.biz/scenario-member

マネージャー編:https://www.remosia.biz/scenario-member

選ばれる理由

社員主体の業務管理で真のテレワークが実現可能に

テレワークは出社勤務との最大な違いは、同僚と離れ離れの環境での業務遂行では、社員の自律性・能動性が求められることです。業務可視化と称しても、社員から「監視ツール」としか認識されていないでは、一時の業務実施ができても長き続くことはできません。業務を実施しながら、自律性の形成までできてしまうのはRemosia(リモシア)だけです!

クラウドサービスなので、導入は簡単で、メンテナンスも不要です。しかも無償利用期間もありますので、気軽にお試しいただけます。

さらに、100ライセンス以上導入の場合は、テレワーク運用時の課題相談サービスも無償で利用できるのもRemosia(リモシア)だけですので、安心してご導入いただけます。

人気の機能

ユニークな機能TOP3

No.1:日報自動作成

メンバーの日報が具体性に乏しく、抽象的な内容ばかりで読んでも意味がないと感じたことはありませんか?実はそれには理由があります。日報は、業務終了前に作成されることがほとんどなので、部下は1日中考えていたこと、やっていたことを一日の終わりに思い出す必要があります。思い出すことは人間にとって意外と辛く、ついつい適当に書かれてしまうものです。

Remosiaは、業務実施時に実施したことをその都度記述し自動的に日報形式にまとめられるので、書く人にとっては手間を省けます。読む人にとっても部下からの生々しい情報により問題・リスクを早期に識別することが可能になります。

メンバーも、マネージャーも報連相が「楽になった」との声をたくさんいただきました!

No.2:コンタクト・ミー

テレワークの場合、お互い顔が見えていないので、声をかけたい時、相手にとって邪魔になるかどうか、つい考えてしまうことはありませんか?

Remosiaには、コンタクトミー機能が搭載されています。声をかけたいメンバーには、アバターメニューから、ワンクリックで「時間があったら連絡してね」、または「緊急だからすぐに連絡してね」という要求を送信することができます。

お客様からは「この機能のおかげで、気軽にメンバーに連絡するようになった!」「今までは突然くるかもしれない電話のことを心配して、トイレに行く時もハラハラしていたが、この機能のおかげで気持ちが楽になった!」という声をいただいています。

No.3:ワンクリック中抜け

在宅勤務の際、家庭事情により出社時よりも中抜けが発生するケースが多くなります。特に小さなお子様をもつ社員なら尚更です。家事で10分間中抜けはしたいが、メンバーに断る理由を書かないといけない。ついついこっそり中抜けをしてしまうことはありませんか?

Remosiaには、ワンクリック中抜け機能が搭載されています。ワンクリックで、中抜け状態になった情報が他のメンバーに瞬時通知。中抜けの時間も自動的に記録されるので、業務時間と混同されることもありません。しかも理由入力を求めないので、正々堂々と中抜けをすることができます。

「今までは、悪いことをしているわけではないのに、後ろめたさをすごく感じていたが、リモシアのおかげで、ワークとライフの両立ができるようになった」などの声をたくさんいただきました。

ご利用までの流れ

即日利用可能、無償試し期間延長のご相談も可能

(1)弊社サービスホームページからサービス紹介希望や導入希望をご連絡いただきます。

(2)弊社担当者から、サービス紹介ミーティングをアレンジさせていただきます。

(3)弊社担当者から、サービスをご紹介しますます。御社のご希望に合わせて、契約内容や無償トライアルなどのご提案をいたします。

(4)弊社から見積書を発行いたします。

(5)御社からオーダーメールをいただければ、その日にアカウント登録用URLをご担当者様にメールにてご案内いたします。

(6)案内されたアカウント登録用URLで、アカウント登録とクライアントアプリケーションダウンロードを行っていただきます。

(7)弊社から電子請求書をご送付いたします。

(8)無償トライアル期間終了までに、弊社銀行口座までご入金いただきます。入金された場合は、正式なサービス期間が設定され、期間終了まですべてのサービスをご利用いただけます。無償トライアル期間終了まで入金が確認されていない場合は、オーダーは自動的にキャンセルとなります。費用発生はありませんので、ご安心ください。

せひお気軽に、弊社サービスホームページからご連絡ください。

https://remosia.biz

株式会社リモシア

株式会社リモシア
リモシア

株式会社リモシアは、リモートワーク (テレワーク)時代の企業課題解決を使命としたベンチャー企業です。新しい会社ですが、数名の小企業から東証1部上場の大企業まで幅広くサービスを提供しております。

藤田悦子(Etsuko Fujita)

株式会社リモシア
藤田悦子(Etsuko Fujita)

日系大手メーカー グローバルマーケティング部門1000名超の所員対しワークスタイル変革活動をPMOとして主導。間接部門の業務効率向上を目的に日報ルールや工数登録などの仕組みを導入し1万人のワークスタイル変革活動へ昇華。中規模の組織での働き方変革実践体験をベースにお客様に寄り添ったソリューション提案には定評がある。自身は一児の母でありワーキングマザーとしていかに効率よく働けるか日々実践中。

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